USULAN TEKNIS APLIKASI SISTEM INFORMASI PEMBERIAN BONUS DAN DISCOUNT “PT. JNE BERBASIS WEB”

UNIVERSITAS GUNADARMA

FAKULTAS ILMU KOMPUTER DAN TEKNOLOGI INFORMASI

MATA KULIAH ETIKA DAN PROFESIONALISME TSI

Nama Kelompok :

Esa Saputra Yunus

M. Omar Mochtar

M. Bani Sucahyo

Ridho Hanal Azmi

UNIVERSITAS GUNADARMA

2016

USULAN TEKNIS

APLIKASI SISTEM INFORMASI PEMBERIAN BONUS DAN DISCOUNT

“PT. JNE  BERBASIS WEB”

Jenis Kegiatan:

Pengembangan Konsep Penjualan dan CRM (Consumen Relationship Management)

Disusun Oleh :

Esa Saputra Yunus      12112559

UNIVERSITAS GUNADARMA

10 Juni 2016

           

Latar Belakang

PT. JNE adalah pelopor jasa kurir pengiriman barang terkemuka di Indonesia yang berdiri dari tahun 1990 terus berkembang dan meningkatkan kwalitas daya saing dalam bidang jasa pengiriman. Di era globalisasi dan pertumbuhan E-commers di Indonesia PT. JNE berperan penting dalam jasa pengiriman dengan mottonya yaitu Just in time, untuk mengembangkan bisnisnya PT. JNE membuat terobosan dengan “menjemput bola” dalam artian menjemput setiap kiriman paket yang akan dikimkan langsung ke pelanggan dengan syarat dan ketentuan yang ditetapkan serta memberikan garansi akan tiba tepat waktu dan paket kiriman dapat dilacak melalui smartphone dan web browser.

Dengan bertumbunya E-commers di Indonesia membuat PT. JNE tidak bisa hanya menjalankan bisnis jasa pengiriman seperti biasanya tetapi harus dapat juga mengikuti perkembangan agar tidak tersaingi oleh jasa kurir yang lain. PT. JNE harus mengembangkan pola bisnis yang baru dengan memanfaatkan CRM (Customer Relationship Management)  agar para konsumen tidak akan pindah ke jasa pengiriman lain dan menarik calon konsumen baru agar menggunakan jasa pengiriman PT. JNE. Contoh dari pemanfaatan CRM ialah dengan membuat royal para konsumen tetap dengan memberikan bonus, potongan harga (discount) dan pelayanan yang prima.

Disatu sisi PT. JNE memiliki keunggulan dalam profesionalisme dan kepercayaan konsumen akan pengiriman jasa baik dalam dan luar negeri yang berlangsung lama para pesaing juga melihat dan mempelajari cara PT. JNE bekerja dan mencoba untuk merebut para konsumen PT. JNE dengan harga yang lebih murah jika dibandingkan dengan PT. JNE dan pelayanan yang tidak jauh berbeda, untuk itulah harus ada perubahan dalam sektor bisnis dengan memanfaaatkan CRM

Dengan menganalisa gejala-gejala permasalahan tersebut, kami dapat menarik kesimpulan mengenai suatu peluang pengembangan sebuah aplikasi CRM yang diterapkan pada PT. JNE. Aplikasi tersebut berbentuk web dan smartphone yang terkoneksi dengan alamat email yang didaftarkan oleh konsumen sewaktu mengisi data jasa pengiriman PT. JNE , email tersebut akan di olah dan di simpan dalam data base pelanggan dengan pembangian dan fase-fase yang berbeda dimana ada pelanggan tetap, pelanggan baru dan calon pelanggan. Aplikasi ini dibangun dengan tampilan user interface yang user friendly, sehingga bagi pengguna yaitu pegawai PT. JNE bisa menggunakannya dengan mudah. Tampilan dibuat menggunakan Macromedia Dreamweaver 8 dan Macromedia Flash 8, Database menggunakan MySql, PHP, HTML 5 dan yang terpenting coding pemrograman menggunakan PHP.

Pengembangan sistem ini dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja dari PT. JNE dan mendukung  menjadi yang terbaik dalam jasa pengiriman berbasis nasional, namun menjadi yang berbasis internasional dengan sistem informasi kedepannya.

Rumusan Masalah

Aplikasi ini dibuat untuk PT. JNE , aplikasi ini dapat membantu kinerja perusahaan yang sebelumnya menggunakan sistem lama tanpa CRM untuk melakukan setiap kegiatannya. Sistem baru ini dapat membantu kinerja perusahaan lebih cepat dan terkomputerisasi seperti pendaftaraan pelanggan baru, pencarian paket, menentukan harga, pengembalian barang, perhitungan jarak dengan tarif, pemeliharaan data pelanggan, menetapkan voucer potongan harga bagi pelanggan tetap, menarik pelanggan baru dengan pengiriman gratis dengan syarat tertentu, menjaga hubungan antara pelanggan tetap dan baru. Aplikasi ini berbentuk web yang penggunaannya diperuntukkan bagi pegawai perpustakaan. Sistem ini dibangun menggunakan beberapa software :

1.   Coding pemrograman menggunakan bahasa PHP, HTML 5

2.   Database menggunakan MySql, Oracle

3.    Tampilan sistem informasi menggunakan Macromedia Dreamweaver 8, Bootstrap dan macromedia Flash 8. 

Batasan Masalah

Batasan Masalah dari perumusan masalah diatas adalah sebagai berikut :

1.      membahas tentang proses :

a.       pendaftaraan pelanggan

b.       Pencarian order pelanggan

c.       Pencarian paket

d.       menentukan harga dan estimasi

e.       Pengembalian barang (retur)

f.        Pemberian voucer/  Bonus

g.       mencari pelanggan baru

2.      Tidak membahas tentang jaringan antar wilayah ( pusat dan rekanan)

3.      Tidak membahas tentang pembuatan laporan.

4.      Sistem informasi berbasis web yang penggunaannya hanya untuk pegawai PT. JNE

         Pada proposal ini kami tim pengembang ingin memberikan batasan masalah. 

Dalam membangun Aplikasi CRM “PT. JNE” yaitu hanya pada pembuatan aplikasi web. Aplikasi ini di tujukan untuk pegawai PT. JNE untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan dan sebagai pengembangan media sasaran bisnis yang baru.

Ruang Lingkup Proyek Sistem

Proyek sistem informasi CRM “PT. JNE” yang akan dikembangkan memiliki beberapa ruang lingkup yang harus dikerjakan yaitu sebagai berikut:

1.      Menganalisis setiap prosedur-prosedur yang berhubungan dengan pendaftaraan pelanggan,  pencarian order pelanggan, pencarian paket, menentukan harga, pengembalian barang, perhitungan jarak dengan tarif, pemeliharaan data pelanggan, menetapkan voucer potongan harga bagi pelanggan tetap, menarik pelanggan baru dengan pengiriman gratis dengan syarat tertentu, menjaga hubungan antara pelanggan tetap dan baru.

2.        Mendesain sistem sistem utama aplikasi sistem informasi CRM  PT. JNE

3.        Pembuatan aplikasi sistem informasi CRM PT. JNE

4.        Pelatihan terhadap pegawai PT. JNE

5.        Pemeliharaan sistem pada aplikasi yang akan dibuat

6.        Dokumentasi sistem yang telah di buat

Menerapkan serta melakukan percobaan sistem informasi ini sampai dengan penerapan sistem informasi ini secara berjalan dengan baik.

Modul Pengembangan

1.        Modul database pelanggan

2.        Modul pendaftaraan anggota

3.        Modul pencarian paket

4.        Modul pengorganisasian data

5.        Modul pemeliharaan database

Manfaat Pengembangan Sistem

Manfaat dari pengembangan sistem ini adalah sebagai berikut :

1.       Meningkatkan pelayanan PT. JNE

2.       Memudahkan pelanggan untuk pendaftaraan, menghitung estimasi biaya.

3.       Mengembangkan sistem lama ke dalam sistem baru yang lebih terkomputerisasi.

4.       Mempermudah untuk data pelanggan.

5.       Menarik Pelanggan baru dan memberikan potongan harga ke pada pelanggan yang lama agar tidak pindah ke jasa pengiriman yang lain.

6.       Menjalin hubungan antar pelanggan dan perusahaan dan meningkatkan kepercayaan

7.       Pemeliharaan data lebih cepat dan mudah dilakukan.

Tujuan Perencanaan Proyek 

Tujuan dirancangnya proyek sistem informasi perpustakaan ini antara lain:

1.   Mengurangi dan meminimalisir pelanggan untuk pindah ke jasa pengiriman lain dan pengembangan bisnis baru.

2.   Proses pemeliharan data dapat dilakukan dengan pengarsipan melalui media komputer dan proses pemeliharaannya jauh lebih mudah jika dilakukan dengan komputerisasi.

Solusi yang di usulkan

1.   Mudah digunakan dengan berbagai fasilitas menu yang terintegrasi mulai dari data pelanggan, pengolahan pencarian barang pencarian paket, menentukan harga, pengembalian barang, perhitungan jarak dengan tarif, pemeliharaan data pelanggan, menetapkan voucer potongan harga bagi pelanggan tetap, menarik pelanggan baru dengan pengiriman gratis dengan syarat tertentu, menjaga hubungan antara pelanggan tetap dan baru.

2.      Praktis dan cepat

3.      Fungsional dan akurat

4.      Terintegrasi antara pusat dan rekanan di daerah

5.      Jaminan pemeliharaan (purna jual) yang berkesinambungan dan murah

Hasil yang diharapkan

Menghasilkan beberapa laporan atau hasil print out yang dibutuhkan, antara lain:

1.      Nomor resi(register pelanggan) secara otomatis.

2.      Barcode nomor anggota tetap/ baru

4.      Statistik (penggunaan jasa )

5.      Stock gudang dan pencarian barang

6.      Laporan pencarian barang dan jumlah barang

7.      Kontrak pelanggan (email untuk di berikan penawaran)

 Pelaksanaan Proyek

Kegiatan dan waktu pelaksanaan	Januari				Maret				April
	1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4
Analisis Kebutuhan
Design fungsi
Pemograman
Pengujian
Instalasi
Pelatihan
Pemeliharaan
Dokumentasi

Rancangan Biaya Sistem Informasi

1.            Biaya persiapan

Tipe Requitment	Spesifikasi	Harga Satuan ( Rupiah )
Software	Macromedia dreamweaver  8 HTML 5 Macromedia flash 8 My SQL Server Domain & Hosting	1.700.000 1.700.000 - 200.000/bulan
Hardware	1 Paket Komputer ( PC ) Modem Eksternal 1 Printer	4.800.000 500.000 3.550.000
	JUMLAH	12.450.000

2.        Biaya Pengerjaan :

No.	Perincian	Biaya ( Rupiah )
1	Analisis kebutuhan	5000.000
2	Design Fungsi	3000.000
3	Pemograman	3. 200. 000
4	Pengujian	1.000.000
5	Instalasi	2.500.000
6	Pelatihan	2.500.000
7	Pemeliharaan	2000.000
8	Dokumentasi	1000.000
	Jumlah	20.200.000

Tenaga Pelaksana

Untuk mengembangkan sistem Informasi CRM “PT. JNE”  berbasis web, maka dibutuhkan tim pengembang yang kompeten di bidangnya masing-masing, sebagai berikut:

1.             Project Manager dan System Analisis   :           Esa Saputra Y 

2.             Database Engineering                            :           M. Bani Nurcahyo 

3.             Graphic and Software Engineer            :            M. Ridho H

Metodologi

Metodologi merupakan elemen yang paling mendasar dari suatu proses bisnis. Berikut ini adalah suatu metodologi untuk merealisasikan proyek Aplikasi Sistem Informasi perpustakaan  Berbasis Web, tahapannya sebagai berikut:

1.  Analisis Kebutuhan

Mempelajari proses-proses dan indentifikasi data-data yang dibutuhkan, dalam perancangan suatu aplikasi informasi percetakaan berbasis web. Sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan kemudahan dalam hal ini untuk meningkatkan pelayanan efesiensi dan keputusan.

2. Desain Fungsi

Melakukan desain sistem secara detail, mulai dari Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), desain file, desain tabel, relasi tabel dan sebagainya sehingga membentuk sistem lengkap sesuai dengan fungsi-fungsi bisnis yang dikehendaki.

3. Pemograman

Melakukan coding untuk merealisasikan desain fungsi yang telah dibuat. Lama Pengerjaan, kerumitan dan Jumlah baris coding menentukan besar-kecilnya harga Aplikasi yang dibuat.

4. Pengujjian

Melakukan beberapa testing dengan uji prilaku (behavior testing), focus terhadap input dan output, dan testing terhadap fungsionalitas sistem.

5. Instalasi

Mengganti sistem lama dengan  menempatkan sistem baru yang telah dibuat, jika hasil dari suatu proses pengujian sudah sesuai dengan fungsinya. 

6. Pelatihan

Sebelum aplikasi program dijalankan/ kunjungi oleh user, pihak developer proyek perangkat lunak bertanggung jawab melatih pegawai PT. JNE yang hendak mengoperasikan program aplikasi yang telah dibuat. Pihak pengembang juga berkewajiban memberikan informasi yang benar dan terbuka sehingga tidak menyulitkan para pengguna aplikasi selanjutnya.

7. Pemeliharaan

Proyek perangkat lunak tidak bisa selesai begitu saja setelah diserahterimakan, tetapi masih berlanjut hingga tenggang waktu yang cukup untuk memastikan bahwa produk perangkat lunak yang telah diserahkan tersebut bisa beroperasi dengan baik dan tidak ada kendala yang berarti.

8. Dokumentasi

Dalam sebuah proyek bisa terdiri dari beberapa dokumen. Dokumen dibuat untuk melihat kemajuan proyek yang sedang dikembangkan, sebagai referensi untuk bug bila terjadi kendala, sebagai pedoman operasional dan sebagainya.

Kelayakan Hukum

Secara hukum, seluruh perangkat baik software maupun hardware termasuk prosedur-prosedur yang akan digunakan tidak menyalahi ketentuan yang berlaku di negara Indonesia serta ketentuan perusahaan.